Tietosuojaseloste - Keravan Urheilijat

Keravan Urheilijat ry:n jäsenrekisterin rekisteriseloste

Laatimispäivä 7.3.2018, päivitetty 22.10.2024

REKISTERIN NIMI

Keravan Urheilijoiden jäsenrekisteri

REKISTERIN PITÄJÄ

Keravan Urheilijat ry, Y-tunnus: 0127493-5, Kauppakaari 11, 04200 Kerava

REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Jäsen- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito:
keu@keravanurheilijat.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Keravan Urheilijat ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
alaikäisen jäsenen osalta
- tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
valokuva, jos jäsen sen toimittaa
tietoja osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
laskuihin liittyvät tiedot
valokuva, jos toimihenkilö sen toimittaa
tietoja osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Keravan Urheilijat ry:lle.

Voimme kerätä sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme.

Seuran verkkosivujen kautta voidaan kerätä henkilötietoja seuraavissa tapauksissa:
– kilpailuilmoittautumiset
– leiri-ilmoittautumiset
– toimitsijailmoittautumiset
– tapahtumailmoittautumiset

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston sivut voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Kommentointi seuran verkkosivuilla
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:n tai ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

REKISTERITIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä ylläpidetään myClub-palvelussa (www.myclub.fi). Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Sähköinen aineisto
myClub-palvelun tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2-kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Aineistoa säilytetään väliaikaisesti tietokoneessa, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Tiedot hävitetään koneelta asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto
Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen, ensisijaisesti henkilön yksilöimiseen käytetään jäsennumeroa tai henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään sähköpostilla keu@keravanurheilijat.fi

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
Oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.