Tietosuojaseloste

Keravan Urheilijat ry:n jäsenrekisterin rekisteriseloste

REKISTERIN NIMI

Keravan Urheilijoiden jäsenrekisteri

REKISTERIN PITÄJÄ

Keravan Urheilijat ry, Kauppakaari 11, 04200 Kerava

REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Jäsen- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito:
Lasse Rautarinta, p. 040 164 7736, keu@keravanurheilijat.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenten edunvalvonta ja palveluiden tarjonta
  • jäsenviestintä, kuten jäsentiedotteet ja markkinoinnin salliville urheilullinen suoramarkkinointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Keravan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Keravan Urheilijat ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • alaikäisen jäsenen osalta
    • tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • valokuva, jos jäsen sen toimittaa
  • tietoja osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • laskuihin liittyvät tiedot
  • valokuva, jos toimihenkilö sen toimittaa
  • tietoja osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Keravan Urheilijat ry:lle.

Voimme kerätä sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi.

Seuran verkkosivujen kautta voidaan kerätä henkilötietoja seuraavissa tapauksissa:
– kilpailuilmoittautumiset
– leiri-ilmoittautumiset
– toimitsijailmoittautumiset
– tapahtumailmoittautumiset

Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston sivut voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Kommentointi seuran verkkosivuilla
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:n tai ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

REKISTERITIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Sähköinen aineisto
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2-kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Aineisto säilytetään väliaikaisesti tietokoneessa, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Tiedot hävitetään koneelta asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto
Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen, ensisijaisesti henkilön yksilöimiseen käytetään jäsennumeroa tai henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.